自社の建物・設備における「日常修繕」とは？

まずは、日常修繕の意味や、施設担当者さまが日常修繕に対応する際の工程について解説します。

日常修繕とは

日常修繕とは、設備の軽微な破損や劣化などを補修する、日常的な小規模修繕のことです。日常修繕には、以下のようなものがあります。

施設担当者さまが日々の日常修繕を着実に行なうことで、施設の利用者が快適に過ごせるようになるだけでなく、施設品質の向上にもつながります。

日常修繕への対処は多くの工程が必要

施設担当者さまが日常修繕に対応するには、多くの工程を踏まなければなりません。

例えば、エントランスの照明機器が点灯しないトラブルが発生したとします。このような場合の、施設担当者さまが日常修繕に対応する際のおおまかな流れは、以下のとおりです。

過去に同様の修繕の依頼実績がない場合は、施設担当者さま自らが電気関連の工事業者を探さなければなりません。さらに、社内ルール上で相見積が必要な場合も含め、複数の工事業者の比較検討を希望する場合は、各工事業者にコンタクトを取り、異常箇所・内容を伝え、現場調査後、見積もりを提出してもらうことになります。

施設担当者さまが日常修繕に対応する際に発生しうる10の問題点

次に、施設担当者さまが、日常修繕に対応する際に発生すると考えられる、悩みや問題点について見ていきましょう。

問題点1. 人手不足で施設担当者さまの対応が間に合わない

問題点2. 日常修繕は突発的に発生するため、繁忙期には即対応が厳しくなる

施設担当者さまが普段の日常修繕に対応できていても、数年に1回の設備更新など繁忙期と重なる場合、他業務への対応のため、途端に人手不足になる可能性があります。

問題点3. 修繕依頼発注の経験がある施設担当者さまが少なく、修繕依頼の方法がわからない

問題点4. 工事業者選択の経験や判断材料が少ないと、適切な業者を選択できない可能性がある

施設担当者さまに修繕依頼の経験や、工事業者選定のノウハウが少ない場合、工事仕様に抜け漏れが生じる、工事業者の提案内容における懸念点や見積漏れを見逃す、施工品質の低い業者に発注してしまう、といった可能性があります。その結果、満足できる品質を得られないこともあるでしょう。

問題点5. 設備機器の種類に合わせた工事業者の選択に時間がかかる

問題点6. 依頼漏れが発生した場合、のちの対応では間に合わない場合がある

施設担当者さまが目先の日常修繕の案件に気を取られ、建物全体に目が行き届かなくなった場合、修繕すべき重大な箇所に気付けず、手遅れになることがあります。

問題点7. 修繕箇所が複数発生した場合、複数の工事業者とのやりとりが必要

施設担当者さまが同時に複数の工事業者に複数の案件を見積依頼する場合、各工事業者との連絡に時間がかかります。工事業者によっては修繕内容や見積金額にミスがあるかもしれませんが、施設担当者さまが他案件と混同し、その間違いを見抜けない可能性も考えられます。

問題点8. 依頼した工事業者の話の専門性が高く、把握や正しい理解ができない

問題点9. 修繕見積もりを見ても適正金額の判断が難しい

施設担当者さまは施設全般を管理しているため、専門的な分野に特化した工事業者からの説明すべてを理解できるとは限りません。そのため、過剰品質や無駄な工法を見抜くことが難しいこともあるでしょう。

その結果、見積金額が高くなったり、適正金額より安く済んでいても意図した品質になっていない、ということに気付かなかったりすることも考えられます。

問題点10. 適切な予算管理の実現が難しい

施設担当者さまが日常修繕に追われていると、気が付いたときには予算の大半を使ってしまっており、重大な修繕が発生した際に予算が不足する、ということも起こりえます。

これらの問題点を解決していくための手段には修繕窓口の代行を依頼するサービスを利用するのも一つの手です。次章では、「修繕窓口代行サービス」について詳しくお伝えします。

「修繕窓口代行サービス」を利用する3つのメリット

大阪ガスファシリティーズは、オーナー代行サービス「ＵＦＭ」の一環として、設備や建設に精通したスタッフが、発注者である施設担当者さまと工事業者の間に立ち、オーナーの立場から修繕依頼などの補助や代行を行なう「コンストラクション・マネジメント」サービスを提供しています。

ここでは、施設担当者さまがコンストラクション・マネジメントの一つ「修繕窓口代行サービス」を利用する3つのメリットを解説します。

業務負担が軽減され運営効率化につながる

施設担当者さまは、日常修繕が発生しても、修繕窓口代行サービスのスタッフに一連の作業を依頼できるため、工事業者の選択・連絡・対応・見積比較などを行なう必要はありません。

その結果、煩雑な業務負担が軽減され、日常業務に専念できるだけでなく、修繕窓口代行サービスのスタッフの早急な修繕対処により、建物管理の運営効率化にもつなげることが可能になります。

また、修繕窓口代行サービスのスタッフは、発注者の立場で責任を持って作業を行なうため、安心感も得られます。

日常修繕が適正価格で行われる

修繕窓口代行サービスでは、建築や修繕のプロが適正価格を判断したうえで、工事業者に修繕を依頼してくれるため、「適正価格がわからない」「値段設定の高すぎる工事業者に依頼してしまう」などの懸念がなくなります。

また、施設担当者さまも見積金額の確認を行なうことができるため、知らないうちに予算が超過してしまう心配もありません。

さらに、施設担当者さまが自分で対処する際に起こりうる「工事業者の説明が理解できない」などの問題も解決されます。

施設品質が向上する

修繕窓口代行サービスを利用すると、修繕工事の透明性が確保される、品質が担保されやすくなる、などの効果により施設品質が向上します。

たとえ、繁忙期で同時に複数の日常修繕が発生したとしても、修繕の迅速な対応が可能になるため、利用者やテナントは、いつでも快適な空間で過ごせるでしょう。

大阪ガスファシリティーズ「修繕窓口代行サービス」で業務負担を軽減

最後に、大阪ガスファシリティーズの「修繕窓口代行サービス」を利用する際の流れについて解説します。

大阪ガスファシリティーズの「修繕窓口代行サービス」では、数十万円までの日常修繕を取り扱っており、その数は大きな物件になると年間数千件にもなります。

【Step.1】日常修繕が発生したら大阪ガスファシリティーズへ連絡

施設担当者さまは、設備に異常を発見したら、大阪ガスファシリティーズに連絡を入れ、修繕を依頼します。大阪ガスファシリティーズでは、日常修繕であれば、設備の分野を問わず対応可能です。

大阪ガスファシリティーズが対応する日常修繕の中には、施設担当者さまが日々対応していたらきりがない、ドアクローザーの不具合や、エアコン不調への対応などもあります。

【Step.2】大阪ガスファシリティーズが日常修繕の一連の業務を代行

施設担当者さまから連絡を受けた大阪ガスファシリティーズが、設備の応急措置・工事業者選択・見積作成・見積金額合意後の本修繕まで、一連の業務を行ないます。

作業過程では、大阪ガスファシリティーズのスタッフが、施設担当者さまへ結果報告を行ないながら責任を持って作業を代行します。

施設担当者さまは、日常修繕の煩雑な作業が不要になるため、業務負担が大幅に軽減されます。

「修繕窓口代行サービス」は大阪ガスファシリティーズへ

施設担当者さまが建物の日常修繕に対応する際、人材や時間の確保、予算の管理など、多くの悩みや問題が発生する可能性が考えられるでしょう。

コンストラクション・マネジメントの一つ「修繕窓口代行サービス」は、修繕のプロに工事業者選択・見積依頼・発注・品質確認など、日常修繕の一連の作業を任せられるサービスです。

大阪ガスファシリティーズでは、修繕窓口代行サービスのスタッフが、一定の金額内の日常修繕を、施設担当者さまに結果報告をしながら作業を進めます。

建物の日常修繕でお悩みの方は、大阪ガスファシリティーズへお気軽にご相談ください。