ビル管理におけるデータ管理のよくある悩み

ビル管理では、さまざまなデータを効率的に管理することが重要ですが、データ管理に関する悩みを抱いているオーナーさまも少なくありません。

ここでは、ビル管理におけるデータ管理のよくある課題について解説します。

情報の保存場所も形式もバラバラで全体像が把握しにくい

ビル管理では、建物の図面や修繕の記録、設備・機器の情報などが、紙媒体や異なるデジタルファイルで保管されている場合があり、保存場所や形式がバラバラになりがちです。

例えば、紙の書類はオフィス内の複数の棚や引き出しに無秩序に保管され、デジタルファイルは異なるパソコンやクラウドサービスに分散して保存されているといった状態が挙げられます。

このような状態が続くと、情報が分散しているため必要なデータを迅速に取り出すのが難しく、業務効率が低下します。また、異なる形式や保存場所にあるデータを統合することが困難で、全体像を把握するのに手間がかかるでしょう。

さらに、担当者ごとにデータの管理方法が異なる場合、同じデータが重複して記録されたり、一部の重要なデータが記録されなかったりする可能性もあります。

最新の情報がわからない

ビル管理では、データや書類が適切に整理されていないと、最新の情報を把握するのが難しくなることがあります。

例えば、備品の数や交換時期、故障履歴、リース契約の更新時期などの最新情報がわからないと、施設運営に支障をきたす可能性があります。具体的な例としては、商業施設のビル管理業務において照明設備の交換のタイミングを逃してしまい、店舗の運営に影響が出るケースなどが考えられます。

ビル建物のデータをシステムで一元管理するメリット

ビル管理では、データをシステムで一元管理することでさまざまなメリットを享受できます。

ここでは、一元管理システムの導入で得られる3つのおもなメリットを紹介します。

管理の工程・スケジュール作成の効率化

一元管理システムを導入することで、ビル管理の工程やスケジュール作成が効率化されます。

例えば、定期点検のスケジュール管理やメンテナンスのリマインダー機能を活用したり、不具合や故障情報を関係者へ即時にメール報告したりすることが可能です。

このような管理業務の効率化によりヒューマンエラーの減少が期待でき、業務の正確性と効率性が向上します。

ビル管理に必要なデータの可視化

システムを活用してデータを一元管理することで、ビル管理に関する情報を整理して可視化できます。

例えば、設備の点検履歴や修理履歴、稼働状況、エネルギー消費の傾向など、ビル管理に必要なデータを簡単に閲覧・分析できるため、迅速な意思決定が可能です。こうしたデータの可視化と分析によって、設備の長寿命化やコスト削減が期待できるでしょう。

さらに、データの一元管理によって引継ぎや情報共有をスピーディーかつ簡単に行なえるようになり、部門間や協力会社との情報共有も円滑になります。そのため、協働作業の効率が向上します。

業務の標準化の促進

データの一元管理は、業務プロセスの標準化を促進します。建物管理や保守に必要な情報の多くが決められた箇所に適切に集約・管理されるため、作業手順や判断基準の統一化が進み、業務の質の向上につながります。

ただし、完全な標準化には注意が必要です。一部の紙面運用や現場固有のファイルが残る可能性があるため、これらの情報も含めた総合的な管理方針を策定することが重要です。

適切に運用されれば、管理担当者が変わっても主要な情報の引継ぎがよりスムーズになり、一貫した高品質なサービスや最適なメンテナンス提案を実現できるでしょう。

データで一元管理できる具体的な業務

ここからは、具体的にビル管理のどのような業務をデータで一元管理できるのかを紹介します。

設備点検の管理業務

設備点検の管理業務は、一元管理システムにより大幅に効率化される業務の一つです。

システム上で定期点検のスケジュールを管理することで、点検漏れや重複を防げます。また、点検結果はデジタルデータとして記録され、過去の点検履歴とともに簡単に検索・参照できるため、設備の状態を常に把握することが可能です。

さらに、点検履歴を分析することで、設備の劣化傾向を予測して予防的なメンテナンスを計画することもできます。

設備台帳の作成

一元管理システムを導入することで、設備台帳の作成と管理が効率化されます。

建物に紐づく各設備の仕様や設置場所、メンテナンス履歴などの情報を一つのプラットフォームで管理することが可能です。そのため、最新データをいつでも閲覧したり、抽出して管理したりすることができるようになります。

不具合・故障の管理

ビル管理における不具合や故障の管理も、一元管理システムにより効率良く行うことができます。

システムに故障情報を入力することで、関係者へ即座に通知が送られ、迅速な対応が可能です。また、過去の不具合や故障履歴もシステムで管理されるため、同じ問題が再発しないように対策を立てやすくなります。

エネルギー管理

エネルギー価格が高騰するなか、エネルギー使用量のモニタリングと削減のためのデータ分析は、ビル管理における重要な業務の一つです。

一元管理システムを活用すれば、電気、ガス、水道などのエネルギー使用量を把握し、異常値の早期発見や使用傾向の分析に役立てることが可能です。さらに、収集されたデータを分析することで、エネルギー使用の無駄を特定し、効果的な省エネ策を立案することができます。

大阪ガスファシリティーズによるビルの一元管理

ビル管理におけるデータ管理に悩みを抱えているオーナーさまにとって、大阪ガスファシリティーズのビル建物データの一元管理は、効率的で信頼性の高いソリューションです。
当社では、システムそのものを販売するのではなく、当社のビル管理サービスをご利用いただいているお客さまに提供する管理ツールとして活用しております。このシステムにより、当社が管理する建物のデータを一元管理し、オーナーさまはデータにアクセスしてリアルタイムの情報共有が可能になります。
ここでは、大阪ガスファシリティーズの一元管理システムとその特徴について紹介します。

大阪ガスファシリティーズの一元管理システムの特徴

大阪ガスファシリティーズは独自のCAFM（コンピュータを使ったファシリティマネジメント）システムである「FACi-NAVi（ファシナビ）」を有し、ビルデータの一元管理を行なっています。

現場スタッフが常に最新のアウトプットを確認しながら作業を進めるため、確実なビル管理を実現します。また、オーナーさまは最新の建物データや設備状況、報告書類などをいつでも確認でき、安心してビル管理を行なうことが可能です。設備台帳や検針結果など、弊社で代行入力することも可能です。

FACi-NAViのおもな機能

FACi-NAViは、シンプルな画面設計と直感的な操作でビル管理業務を効率化します。システムに対象となる建物を登録し、必要な情報を入力するだけですぐに活用できます。複雑な操作は不要で、使いやすさが特徴です。

FACi-NAViのおもな機能は以下のとおりです。